راهنماي سرگروه‌هاي دانشنامه
سرگروه گرامي
براي بهره‌مندي بهتر از سايت مي‌توانيد از راهنماي زير استفاده كنيد. اين راهنما براساس مراحل هشت‌گانه توليد مقالات دانشنامه به شرح زير است:
1_ فراخوان نگارش مقاله
فراخوان نگارش مقاله توسط دبيرخانه بر روي سايت دانشنامه قرار داده شده است و شما مي‌توانيد آن را به افراد واجد شرط معرفي نمائيد.
2_ اعلام آمادگی برای نگارش مقاله
برگه اعلام آمادگي براي نگارش مقاله بايستي توسط افراد متقاضي تكميل و ارسال شود. اما شما سرگروه محترم مي‌توانيد نويسندگان واجد صلاحيت را شناسايي نموده و به آنها پيشنهاد نماييد تا از طريق سايت ثبت‌نام و براي مدخل يا مدخلهاي موردنظر اعلام آمادگي كنند.
3_ اعلام نتيجه اوليه
پس از اعلام آمادگي افراد براي نگارش مقاله در محورهاي تحت سرگروهي شما( به هر يك از دو روش بالا)، مشخصات آنها به همراه رزومه ارسالي‌شان مستقيماً براي شما ارسال و طي ايميلي به اطلاع شما رسانده مي‌شود. شما مي‌توانيد با نام كاربري و رمز عبور(كه توسط دبيرخانه در اختيارتان قرارداده شده است) وارد بخش داوري سايت شده و از طريق بخش مقالات ارجاع شده (منوي سمت راست صفحه مخصوص داوران)، بخش ويژه داوري، بخش اعلام آمادگي، مشخصات و رزومه تمامي متقاضيان يك مدخل را بررسي و فرد واجد شرط را به دبيرخانه دانشنامه معرفي نماييد. دبيرخانه مشخصات و رزومه فرد منتخب را جهت اظهارنظر براي اعضاي شوراي علمي ارسال و در صورت تأييد توسط اكثر اعضا، ابلاغ نگارش مقاله(و در صورت نياز، ساختار متني مقاله) را براي ايشان ارسال مي‌كند.
سرگروه‌هاي محترم توجه داشته باشند كه استفاده از يك ايميل براي دوبار در سايت امكانپذير نيست. لذا در صورتي‌كه متقاضاي نگارش مقاله براي محورهاي دانشنامه هستند، از ايميلي متفاوت از ايميل «نام كاربري سرگروهي» استفاده نمايند.
4_ نگارش و ارسال چکيده مقاله
اگرچه نگارش و ارسال چكيده از وظايف نويسنده مقاله است، ليكن تعامل شما با نويسنده از طريق تلفن، ايميل يا ارتباط چهره به چهره مي‌تواند سبب تسريع فرايند نگارش چكيده شود.
5_ داوری چکيده مقاله
چكيده رسيده به دبيرخانه جهت داوري، مستقيماً دراختيار شما قرار مي‌گيرد. حضرتعالي با نام كاربري و رمز عبور سرگروهي، وارد بخش داوري سايت شده و از طريق بخش مقالات ارجاع شده، بخش ويژه داوري، بخش ارسال چكيده، چكيده را ظرف مدت يك هفته داوري و نتيجه را به يكي از سه شكل الف)تأييد چكيده، ب)نياز به اصلاح چكيده و ج)رد چكيده به دبيرخانه منعكس نمائيد. دبيرخانه نتيجه داوري را در اختيار نويسنده قرار مي‌دهد، اما پي‌گيري چكيده‌هاي نيازمند اصلاح بايد توسط شما يا دستيارتان انجام شود. درباره چكيده‌هاي رد شده نيز، شناسايي و معرفي فرد جديد به دبيرخانه (همانند بخش‌هاي قبلي) بايد توسط حضرتعالي انجام شود.
6_ نگارش و ارسال اصل مقاله
اگرچه همانند نگارش و ارسال چكيده، نگارش و ارسال مقاله از وظايف نويسنده است، ليكن ارتباط تلفني، ايميلي يا چهره به چهره شما با نويسنده مي‌تواند سبب تسريع فرايند نگارش مقاله شود.
7_داوری اصل مقاله
مهمترين وظايف سرگروه در اين مرحله به شرح زير است:
داوري اولیه مقاله رسيده: از طريق ورود به بخش داوري سايت با نام كاربري و رمز عبور سرگروهي، ورود به بخش مقالات ارجاع شده، ورود به بخش ويژه داوري، ورود به بخش ارسال اصل مقاله، انتخاب مقاله موردنظر، داوري اولیه مقاله و ثبت نتيجه داوري.
داوري مقاله رسيده: از طريق ورود به بخش داوري سايت با نام كاربري و رمز عبور سرگروهي، ورود به بخش مقالات ارجاع شده، ورود به بخش ويژه داوري، ورود به بخش ارسال اصل مقاله، انتخاب مقاله موردنظر، داوري مقاله و ثبت نتيجه داوري.
تعيين داور دوم و معرفي وي به دبيرخانه جهت ارسال مقاله(ارسال مقاله به داور دوم توسط دبيرخانه): اگر مقاله داوري شده را مي‌توان براي داور دوم فرستاد، لطفاً نام داور دوم را در بخش توضيحات بنويسيد. دبيرخانه به مراجعه به نتيجه داوري شما، درصورت ذكر نام داور دوم، مقاله را به وي ارجاع خواهد داد.
جمعبندي نظرات موجود درباره مقاله(نظر سرگروه و داور دوم) و انعكاس نتيجه به يكي از سه شكل الف)تأييد مقاله، ب)نياز به اصلاح مقاله و ج)رد مقاله به نويسنده: براي اطلاع از نتيجه داوري دوم، در بخش ويژه داوري، با كليك بر روي عنوان مقاله، نتيجه داوريهاي مقاله نمايان مي‌شود. با ملاحظه داوري‌ها، نظر نهايي خود را به دبيرخانه ارسال كنيد.
پي‌گيري اصلاح مقاله از نويسنده: برقراري ارتباط تلفني، ايميلي يا چهره به چهره بانويسنده توسط شما يا دستيارتان.
8_ اعلام نتيجه نهايي
پس از آنكه يك مقاله به تأييد نهايي رسيد، به صورت اتوماتيك بر روي سايت قرار داده مي‌شود. شما مي‌توانيد به بخش مراجعه و از قرار گرفتن مقاله موردنظر بر روي سايت اطمينان حاصل كنيد و در صورت عدم‌انعكاس مقاله مذكور در سايت، مراتب را به دبيرخانه دانشنامه انتقال دهيد
نکته مهم: مقالات دانشنامه در پایان فرایند تولید دانشنامه توسط تیم منتخب شورای علمی ويراستاري علمي خواهد شد. ممکن است بر این اساس از سرگروه و نویسنده اقدامات تصحیحی یا تکمیلی محدودی درخواست شود.